Alle rechten voorbehouden
Vergaderen / Artikelen
op 23 oktober 2020 door Lodewijk de Groot

Raadsvergaderingen tijdens Corona

23 October 2020

Tijdens een gemeenteraadsvergadering komen alle raadsleden samen in de raadzaal, waarbij meestal ook publiek fysiek aanwezig mag zijn. In zo’n vergadering worden belangrijke besluiten genomen over hoe de gemeente met bepaalde zaken omgaat. Door de coronamaatregelen past echter niet de hele gemeenteraad in de raadzaal: op 1,5 meter afstand kan er slechts een beperkt aantal raadsleden en geen publiek plaatsnemen.

2
Gemeenteraden vergaderen sinds het begin van de coronacrisis gemiddeld 2 uur langer.
Digitaal
In april werden veel vergaderingen digitaal gehouden. Inmiddels zijn de vergaderingen weer grotendeels op locatie.
€ 200.000
Gemeenten maken meer kosten door een externe vergaderlocatie. Kampioen is Leiden met € 200.000 voor 7 vergaderingen.

Hoe lossen gemeenten dit op? Is er sinds het begin van de coronacrisis al iets veranderd in de aanpak van gemeenten? Op basis van deze vragen ging WaarVergaderen.nl op onderzoek uit. Zij onderzochten dit door raadsvergaderingen aan het begin van de coronacrisis te vergelijken met een recente raadsvergadering. Specifiek onderzocht WaarVergaderen.nl raadsvergaderingen van de 32 Nederlandse gemeenten met meer dan 100.000 inwoners.

Extra vergadering voor besluiten

Aan het begin van de coronacrisis gebruikten veel gemeenten een maas in de wet: om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen, is aanwezigheid van minimaal de helft van de gemeenteraad (het zogeheten quorum) benodigd bij een raadsvergadering.

Als bij de eerste vergadering het quorum niet wordt gehaald, wordt een tweede vergadering gepland. Daarbij hoeft vervolgens niet de helft van de gemeenteraad aanwezig te zijn: besluiten kunnen worden genomen met bijvoorbeeld enkel de fractievoorzitters of een lid van de coalitie en oppositie.

Deze constructie werd onder meer gebruikt in de gemeenten Amsterdam, Groningen, Tilburg, Breda en Deventer. Bij de recente vergadering was dit trucje niet meer nodig: gemeenten vonden in de tussentijd een andere (ruimere) vergaderlocatie of maakten duidelijke afspraken over welke raadsleden in de raadszaal bijeen mogen komen.

 Reden

 Gemeenten

 Oorspronkelijke   datum

 Nieuwe   datum

 Uitstel i.v.m. te weinig   aanwezigen 

 Amsterdam

 1 april

 2 april

 Groningen

 31 maart

 1 april

 Tilburg

 3 april

 6 april

 Breda

 1 april

 2 april

 Deventer

 21 april

 22 april

 Vervallen wegens   coronamaatregelen

 Rotterdam

 2 april

 23 april

 Eindhoven

 17 maart

 19 mei

 Arnhem

 1 april

 29 april

 Vervallen vanwege voorkeur voor   digitaal vergaderen

 Westland

 14 april 

 23 april

 Onbekend

 Maastricht

 31 maart

 12 mei

Duur vergaderingen

Vergaderen ging aan het begin van de coronacrisis een stuk vlotter. Gemiddeld werd er slechts 2,5 uur vergaderd, terwijl dat inmiddels is opgelopen tot 4,5 uur.

Dat heeft gedeeltelijk te maken met het feit dat veel gemeenteraden bij de start van de crisis enkel bijeen kwamen om noodzakelijke besluiten te nemen of bijvoorbeeld nieuwe raadsleden te installeren. Dit was het geval bij de vergaderingen van Amsterdam (7 minuten), Breda (6 minuten) en Delft (3 minuten).

Rekenen we die vergaderingen niet mee, dan is de gemiddelde vergaderduur in de beginperiode van de corona-uitbraak nog altijd veruit korter dan recente vergaderingen: 2 ¾ uur.

Langere vergaderingen sinds corona-uitbraak

Het lijkt erop dat de corona-uitbraak veel gespreksstof vormt voor gemeenteraden. Ook in vergelijking tot vergaderingen voor de corona-uitbraak wordt er namelijk langer vergaderd. Zo werd in de gemeente Zoetermeer in januari nog minder dan 1,5 uur vergaderd. In april liep dit op tot 3,5 uur en in juni zelfs tot meer dan 7 uur.

Gemeenten zien mogelijkheden in digitaal vergaderen

Nadat ingestemd werd met de spoedwet voor digitale besluitvorming, werd het voor gemeenteraden mogelijk om ook op een digitale vergadering besluiten te nemen. Daarom kozen 20 van de 32 onderzochte gemeenten er in april voor om te vergaderen via een videoverbinding.

Tijdelijke toename fysiek vergaderen

Voor het zomerreces werd er in veel gemeenten echter weer fysiek vergaderd. Slechts een zestal gemeenten vergaderde voor het zomerreces digitaal: Rotterdam, Leeuwarden, Leiden, Maastricht, Delft en Deventer. De gemeente Rotterdam ziet onvoldoende mogelijkheden om fysiek te vergaderen: “We willen landelijk beleid voor thuiswerken zoveel mogelijk volgen. Als gemeente hebben wij een voorbeeldfunctie.”

In september gebruikte de gemeente Leiden overigens (tot nu toe eenmalig) museum Naturalis als alternatieve vergaderlocatie. Reden daarvoor is dat er niet alleen ruimte is voor de gehele raad op 1,5 meter afstand, maar ook voor publiek en pers. In oktober werd echter alweer digitaal vergaderd. Reden hiervoor volgens de gemeente: “De samenkomst van circa 80 mensen had veel bewegingen binnen de ruimte tot gevolg.”

In Tilburg werd een aantal keren in het Willem II stadion vergaderd, maar zal ook in het najaar weer overgaan op digitaal vergaderen.

Vanwege de tweede golf - en daarbij behorende aangescherpte maatregelen - kozen meer gemeenten er in september voor om weer digitaal te vergaderen.

Creatieve oplossingen voor fysieke vergadering

Hoewel de meeste gemeenten fysiek vergaderen, zit er toch verschil in hoe gemeenten zo’n fysieke vergadering vormgeven. Veelal vergadert de raad nog altijd in de Raadzaal (23 van de 29 gemeenten).

Omdat de raadzaal veelal onvoldoende ruimte biedt voor de gehele raad op 1,5 meter afstand, kiezen sommige gemeenten ervoor om een aantal raadsleden op de publieke tribune plaats te laten nemen. Andere gemeenten laten een deel van de raad vanuit hun eigen kantoor in het raadhuis deelnemen.

Vergaderen zonder publiek

In het kader van openbaarheid zijn gemeenten verplicht publiek toe te laten bij raadsvergaderingen. Geen enkele gemeente staat echter sinds de start van de coronacrisis de fysieke aanwezigheid van publiek toe. Bij de gemeente Leiden is publiek welkom tijdens vergaderingen in Naturalis. Gemeenten bieden altijd wel de mogelijkheid voor inwoners om digitaal mee te kijken of luisteren.

Kosten voor externe vergaderlocatie

Enkele gemeenten kiezen ervoor om te vergaderen op een externe locatie. Dit gaat echter altijd gepaard met flink wat extra kosten. De gemeente Leiden spant daarmee de kroon: die heeft voor 7 vergaderingen in Naturalis een bedrag van € 200.000 uitgetrokken.

De gemeente Leeuwarden koos voor een goedkopere locatie en is € 1.200 per vergadering kwijt. Ook in Alkmaar zijn de kosten minder hoog: € 3.200 per vergadering.

De gemeenten Tilburg, Amersfoort, Groningen en Enschede hebben vragen over de bijkomende kosten niet beantwoord.

 Gemeente

 Geschatte kosten per raadsvergadering

 Alkmaar

  € 3.200

 Amersfoort

 onbekend

 Enschede

 onbekend

 Groningen

 onbekend

 Leeuwarden

 € 1.200

 Leiden

 € 20.000

 Tilburg

 onbekend

Onderzoeksverantwoording

Dit onderzoek is gericht op hoe gemeenteraden omgaan met de coronamaatregelen tijdens een raadsvergadering. Om daar een goed beeld van te krijgen, zijn de raadsvergaderingen onderzocht van de 32 Nederlandse gemeenten met meer dan 100.000 inwoners.

Per gemeente is een vergadering aan het begin van de corona-uitbraak bekeken en een recente vergadering in de zomer. De verschillen tussen die periodes leggen bloot hoe gemeenteraden zich na verloop van tijd hebben aangepast aan de coronamaatregelen.