Vergaderen via Teams

Vergaderen via Teams, wie heeft dat het afgelopen jaar niet gedaan? We zijn inmiddels allemaal wel een beetje bekend met dit fenomeen, maar wat zijn eigenlijk de voor- en nadelen van vergaderen via Teams?

Online meetings

De afgelopen periode hebben we meer online vergaderd dan ooit. Corona wierp ons terug op digitale manieren van vergaderen en dankzij de vele programma’s die online vergaderen mogelijk maken, ging dit eigenlijk heel erg goed. Ook nu de wereld weer wat meer opengaat, zijn online meetings heel erg gebruikelijk. De verwachting is dat dat er in de toekomst steeds meer mensen thuis zullen werken en dat online vergaderen heel normaal blijft. Daarom is het goed om je eens iets meer te vertellen over vergaderen via Teams.

Vergaderen via Teams

Teams is een programma van Microsoft waarmee je online kunt vergaderen. Teams is voorzien van allerlei handige opties. Zo is het mogelijk om je scherm te delen tijdens een vergadering, kan je teamleden en externen (mensen die geen gebruikmaken van Teams) heel makkelijk uitnodigen voor een vergadering, kan je vergaderingen opnemen en kan je en real-time documenten delen. Je leest het al: de mogelijkheden zijn eindeloos! Teams is een gebruiksvriendelijk programma voor online meetings en daarom is Teams de afgelopen periode ook meer gebruikt dan ooit!

Het voordeel van vergaderen via Teams

Vergaderen via Teams is het afgelopen jaar een ware uitkomst gebleken. Toen mensen opeens minder op kantoor konden werken vanwege de coronapandemie, kon er toch vergaderd worden door middel van online meetings. Het resultaat was dat werkzaamheden niet stilgelegd hoefden te worden! Andere voordelen van vergaderen via Teams zijn:

Geen reistijd. Geen files. Minder vroeg opstaan. Je snapt ‘m, hè? Vergaderen via Teams kan natuurlijk ook gewoon vanuit huis en dat heeft ook best veel voordelen.
Alle documenten op één plek. Als je toch al online aan het vergaderen bent, kan je alle benodigde bestanden ook net zo goed op één plek beheren. Veel overzichtelijker én makkelijker.
Veel opties, ook online. Vergaderen via Teams biedt zoveel mogelijkheden, dat het bijna niet meer onderdoet voor een fysieke vergadering. Je kunt elkaar zien en horen én je kunt gebruikmaken van alle gemakken die Teams te bieden heeft.

Succesvol vergaderen via Teams

Maar hoe zorg je er nou voor dat vergaderen via Teams ook echt een succes wordt? Dat kan met de volgende 4 tips!

Een goede voorbereiding is het halve werk. En die goede voorbereiding houdt in dat alle teamleden de vergadering in hun online agenda hebben staan en met één klik op de knop in de meeting kunnen zitten, maar ook dat documenten klaarstaan en dat er een agenda is van zaken die tijdens de vergadering besproken moeten worden. Zo kunnen jullie meteen aan de slag!
Maak afspraken. Online is toch anders dan fysiek. Maak daarom afspraken met elkaar hoe jullie het online vergaderen via Teams willen inrichten. Gaat iedereen op mute? Moeten camera’s wel/niet aan? Door dit van tevoren met elkaar af te stemmen, hoef je hier tijdens de vergadering geen aandacht meer aan te besteden.
Zorg voor een goede internetverbinding. Het is belangrijk dat alle teamleden voorzien zijn van een goede internetverbinding. Check dit van tevoren, zodat je niet tijdens de vergadering voor verrassingen komt te staan.
Maak gebruik van alle tools van Teams. Teams heeft ontzettend veel te bieden om het je makkelijker te maken, namelijk:

Camera in- of uitschakelen
Vergadering opnemen (handig voor mensen die ziek of op vakantie zijn)
Breakout rooms waardoor mensen in kleine groepjes kunnen overleggen
Microsoft Whiteboard
Scherm delen
Notulen weergeven en met iedereen delen
Iedereen muten zodat mensen niet door elkaar heen praten
Chatfunctie

Maak gebruik van al deze mogelijkheden, zodat je ook het meeste uit je vergadering kunt halen. Houden jullie van brainstormen? Gebruik het whiteboard! Zijn er collega’s afwezig? Neem de vergadering op zodat niemand iets hoeft te missen.