Papierloos vergaderen, hoe pak je dat aan?

Papierloos vergaderen: wat is dat eigenlijk? 

Papierloos vergaderen is natuurlijk wat het woord al zegt: vergaderen zonder papier. Geen notitieblokken, maar tablets. Geen uitgeprinte agenda, maar een digitale variant. Geen pennen, maar toetsenborden. Je snapt ‘m. Toch gaat papierloos vergaderen nog veel verder dan dat. Want hoewel het natuurlijk ook gaat over het produceren van zo min mogelijk afval, gaat papierloos vergaderen ook over de hoeveelheid documenten die er verspreid worden – ook digitaal! 

Papierloos vergaderen biedt overzicht 

De essentie van papierloos vergaderen is dat je zo min mogelijk te maken hebt met duizend-en-één documenten. Woorden als tijdswinst en privacy zijn heel belangrijk voor bedrijven die besluiten om papierloos te vergaderen, want hoe minder losse bestanden en mailtjes je ontvangt, hoe overzichtelijker je werkt en hoe meer ieders privacy gewaarborgd wordt. 

Voorbeelden van papierloos vergaderen zijn bijvoorbeeld: 

• Systemen aan elkaar koppelen in plaats van alles handmatig overzetten. 
• Een digitale agenda die in de cloud te vinden. 
• Notulen niet per mail naar iedereen versturen, maar alle stukken op één plek zetten waar ze voor iedereen toegankelijk zijn.
• Eén document waarin alle punten van de vergadering worden verzamelend 

Voordelen van papierloos vergaderen

Het klinkt natuurlijk allemaal logisch en mooi, maar waarom zou je als bedrijf investeren in een papierloze vorm van vergaderen? Dat hebben wij voor je op een rijtje gezet! 

• Papierloos vergaderen levert tijd op. Als je bovenstaande voorbeelden bekijkt, kan je je misschien voorstellen dat papierloos vergaderen tijd oplevert. Het is gewoon een feit dat een volle mailbox zo een uur (of meer) van je dag in beslag neemt, terwijl dit niet nodig is als documenten gedeeld worden op een plek waar iedereen erbij kan. 
• Alles heeft een vaste plek. Geen eindeloze zoektochten meer naar bestanden die érgens in je mailbox of érgens op je computer moeten staan. Bedrijven die papierloos vergaderen plaatsen alles op één overzichtelijke plek waar iedereen bij kan. 
• Geen dubbel werk. Is het niet zonde van de tijd als iedereen dezelfde aantekeningen maakt tijdens een vergadering? Met papierloos vergaderen worden alle notulen op één digitale plek verzameld waardoor ze voor iedereen toegankelijk zijn. 
• Privacy. Hoe meer er gemaild wordt, hoe makkelijker dingen uitlekken. En met privacygevoelige stukken is dat natuurlijk geen gewenste situatie. Als stukken in een beveiligde omgeving bewaard worden, hoeven ze niet op allerlei verschillende computers opgeslagen te worden. Op die manier kan je bestanden veel beter beveiligen en kan je de privacy van werknemers op kantoor veel beter waarborgen. 
• Automatiseren kan je leren. Automatiseren maakt het leven een stuk makkelijker. Dat merken we in ons privéleven en ook op het werk. Door papierloos te vergaderen, kan je verschillende processen automatiseren. Dat levert je niet alleen het voordeel van tijdswinst op (waar we het hierboven al over hadden), maar het werkt ook gewoon een stuk lekkerder omdat het systeem saaie taakjes van je overneemt. 
• Nooit meer iets vergeten. Het voordeel van werken in een (geautomatiseerd) systeem, is dat het systeem met je meedenkt. Reminders voor actiepunten kan je gewoon instellen, zodat je nooit meer iets belangrijks vergeet. 

Papierloos vergaderen: hoe doe je dat? 

Papierloos vergaderen begint met een goede online omgeving waarin je als bedrijf bestanden kunt bewaren en delen. Je kunt denken aan een cloud, maar in de cloud ben je niet altijd verzekerd van de beste beveiliging. Daarom is een systeem dat specifiek bedoeld is voor bedrijven die papierloos willen vergaderen ook een goede optie. Deze systemen zijn vaak voorzien van zeer goede beveiliging, waardoor ook documenten met een gevoelige inhoud hierin beschikbaar gesteld kunnen worden voor medewerkers.