Alle rechten voorbehouden
Vergaderen / Artikelen
op 26 juni 2020 door Sarah Glasbergen

Met hoeveel mensen mag je vergaderen in de coronatijd?

26 June 2020

Wat zijn de regels nu in de coronatijd? Mag je wel vergaderen? Kan dit op kantoor? En, met hoeveel mensen mag je nu eigenlijk vergaderen?

De regels rondom corona worden langzamerhand versoepelt, men gaat weer de straat op en je kan je laten testen als je klachten hebt. Maar met hoeveel personen mag je eigenlijk vergaderen in de coronatijd? Sommige vragen hebben geen duidelijke antwoorden. In dit artikel beantwoorden we bovenstaande vraag.

Inhoud:

  • Wat zijn de regels? Met hoeveel mensen mag je vergaderen?
  • Met hoeveel mensen mag je nu vergaderen?
  • Wat als niet iedereen bij de vergadering aanwezig kan zijn?
  • Voordelen van fysiek vergaderen
  • Kom weer eens bij elkaar?

Wat zijn de regels? Met hoeveel mensen mag je nu vergaderen?

Het antwoord: Er zijn momenteel geen specifieke afspraken over de hoeveelheid mensen met wie je kunt vergaderen. De enige uitzondering is dat er maximaal 100 mensen bij elkaar mogen komen binnenshuis of kantoor. In principe geldt te allen tijde dat je anderhalve meter van elkaar af moet zitten en fysieke bijeenkomsten zoveel mogelijk moeten worden vermeden. Bij klachten wordt aangeraden om thuis te blijven en je te laten testen. 

Wat als niet iedereen aanwezig bij de vergadering kan zijn? 

Wat doe je als je een vergadering gaat organiseren en niet iedereen kan aanwezig zijn? Als niet iedereen tijdens de vergadering aanwezig kan zijn, is er de optie voor online vergaderen. Voordat je jouw vergadering op afstand regelt, moet je wel beslissen welk online platform je wilt gebruiken. Er is een breed scala aan opties, maar hieronder staan drie algemeen verkrijgbare, goedkope opties:

  • Zoom is een populaire optie. Er is een gratis optie, maar hier zijn alleen vergaderingen van maximaal 40 minuten mogelijk, dus je zal waarschijnlijk een betaald abonnement moeten nemen vanaf € 11,99 per kalendermaand. Zoom heeft veel bronnen gecreëerd om het Zoom-platform te gebruiken tijdens de uitbraak van het coronavirus.
  • Slack. Dit is een communicatie programma, die ook o.a. je email kan vervangen. Ook hier zit in de betaalde versie een goede optie om te kunnen videobellen, en zo vergaderingen te houden.
  • Microsoft Teams (gratis)
  • Skype (gratis)

Voordelen van fysiek vergaderen

Het liefst vergader je met iedereen bij elkaar. Dat zorgt dat je effectief kunt vergaderen. Alleen als dit niet kan doordat de ruimte te klein, dan zit er niets anders op. Toch kan een fysieke vergadering ontzettend fijn zijn. Waarom?

1. Onthult lichaamstaal

Fysieke bijeenkomsten geven je de kans om de lichaamstaal van je collega's te evalueren. En aangezien lichaamstaal meestal eerlijker is dan verbale taal, is een fysieke vergadering natuurlijk voordeliger. Je kunt overigens ook zelf meer informatie overbrengen via lichaamstaal. 

 2. Verbetert de samenwerking

Een echte ontmoeting geeft je ook een veel grotere kans om een ​​goede verstandhouding op te bouwen, wat belangrijk is bij klanten. Vergaderingen beginnen meestal met een praatje en een ronde om elkaar in het algemeen te leren kennen die je gewoon niet hebt in een reeks e-mails. Door deze persoonlijke informatie te delen, kun je een comfortabele werkrelatie met de andere persoon opbouwen. 

3. Geen gedoe tussen verschillende platformen

Sommige mensen houden van één platform – denk aan Microsoft Teams, terwijl sommigen een ander platform voor online vergaderingen handiger vinden. Omdat er veel platformen voor dit doel worden gebruikt, is het logisch dat er veel meningen zullen zijn. 

Deelname aan een vergadering is beter

Het prestatieniveau van sommige deelnemers aan online vergaderingen is mogelijk niet zo goed als verwacht. Maar soms moeten zelfs goed presterende spelers laag presteren vanwege de beperkingen van de technologie die wordt gebruikt voor online vergaderingen. Bij fysieke vergaderingen heb je hier geen last van. Ook heeft iedereen veel minder last van afleidingen. 

Kom weer eens bij elkaar!

Zeker als jullie elkaar een lange tijd niet hebben gezien, is het belangrijk weer een vergadering met elkaar te hebben. Natuurlijk voor het teamgevoel maar ook om makkelijker beslissingen te maken. Juist als jullie kantoor niet de perfecte plek nu is, kan het nu heel fijn zijn een inspirerende vergaderplek te boeken. Denk aan vergaderen in de natuur bijvoorbeeld! Op ons platform vind je inspirerende vergaderlocaties!