Alle rechten voorbehouden
Vergaderen / Artikelen
op 23 juni 2020 door Sarah Glasbergen

Kleinschalig vergaderen

23 June 2020

Kleinschalig vergaderen, hoe pak je dat aan? Hoe kun je een vergadering organiseren die klein is? Lees dit stappenplan!

Kleinschalig vergaderen wordt steeds populairder. In dit artikel lees je alles hoe je een goede, kleinschalige bespreking kunt organiseren. Waar moet je op letten? Wat zijn de voordelen van een kleine meeting eigenlijk?

Met kleinschalig vergaderen bedoelen wij een groep die niet groter is dan 10 mensen. Hoe minder mensen er aanwezig zijn hoe efficiënter een vergadering kan zijn!

Wat zijn de voordelen van kleinschalig vergaderen

Kleinschalig vergaderen is effectief vergaderen. Met een kleinere groep kun je sneller tot de kern komen, heb je veel minder input en meningen. Hierdoor kun je sneller en makkelijker beslissingen nemen!  Ook zal de vergadering hierdoor een stuk minder lang duren. 

Juist bij een kleinschalige vergadering zitten echt alleen de mensen die mee kunnen (moeten) praten over een bepaald onderwerp. Dit maakt de vergadering voor iedereen heel relevant en kunnen zo dus ook makkelijk beslissingen worden genomen! Zorg dus dat bij een kleine vergadering de juiste mensen aanwezig zijn en ook de beslissingsbevoegde!

Hoe houd je de groep klein voor een vergadering?

Ik kan me heel goed voorstellen dat de gastenlijst voor een meeting snel te uitgebreid wordt. Zeker als je met elkaar op een originele vergaderlocatie gaat vergaderen. Logisch dat er veel animo voor is. Maar je hebt niet voor niets gekozen voor een kleinschalige bespreking. Dus zorg er daarom voor dat de groep ook klein blijft. Hoe doe je dat? 

Zo organiseer je een kleinschalige vergadering:

  1. Stap 1: Wat is het doel van de vergadering?
    Voordat je de vergadering gaat organiseren. is het belangrijk op eerst een doel te bepalen. Kies een helder doel zodat je daar de agenda op kunt aanpassen.
  2. Stap 2: Maak een agenda.
    Wat willen jullie precies bespreken in de vergadering. Oftewel wat moet er besproken worden om het doel van de bespreking te behalen.
  3. Stap 3: Wie moet er écht bij zijn
    Kijk dan heel kritisch naar wie er beslissingen kunnen nemen over de agendapunten en wie er nodig zijn om goede input voor de vergadering te geven.
  4. Stap 4: Weet iedereen voldoende over het onderwerp?
    Check bij deze mensen of ze ook echt over alle informatie over dit onderwerp beschikken, of dat wellicht een andere collega competenter is.Ook handig om duidelijk te krijgen wie, waarvoor beslissingsbevoegdheid heeft. Dat zorgt er voor dat de vergadering echt effectief wordt!

Kleinschalige vergaderlocaties

Er zijn ontzettend veel goede kleinschalige vergaderlocaties te vinden. Ik zou altijd op zoek gaan naar een locatie die ook passend is bij het aantal personen. Met twintig personen in een ruimte zitten die geschikt is voor 150 is niet inspirerend. Hieronder breng ik je op een paar ideetjes voor kleinschalige vergaderlocaties.

Specifieke kleine vergaderlocaties

Vergaderlocaties geschikt voor kleine groepen

  • Meetingrooms
  • B&B’s
  • Orangerie
  • Hotels met een kleine vergaderruimte

Het is wel heel belangrijk dat iedereen die betrokken is bij een specifiek onderwerp of project, aanwezig is. Alleen dan kun je echt “to the point” komen en knopen doorhakken!