Alle rechten voorbehouden
Vergaderen / Artikelen
op 26 juni 2020 door Sarah Glasbergen

Buiten vergaderen

26 June 2020

Het is heerlijk om te vergaderen buiten te vergaderen. Er komt alleen wel wat meer kijken als je zo'n vergadering in de buitenlucht gaat organiseren. Hoe pak je dat aan?

Buiten vergaderen kan erg fijn zijn. Het ligt, maar net aan de situatie en de reden van de vergadering. Je kiest voor een vergadering buiten als je een meeting wilt organiseren die anders dan anders is. En andere omgeving een andere vibe kan juist ook zorgen voor een andere output. Meer zuurstof zorgt voor iedereen voor een frisse blik!

In dit artikel leggen wij jou uit wat de voor- en nadelen zijn van vergaderen in de buitenlucht. Ook vertellen we je wanneer het wel en niet geschikt is om buiten te vergaderen.

Inhoud:

Waarom buiten vergaderen?

Voordelen bij buiten vergaderen

  1. Buiten zijn verhoogt het energieniveau en de creativiteit Door op te staan ​​en een stap terug te doen, kun je je beter concentreren. Je zult energie krijgen van in de zon te zijn. Vitamine D geeft je energie. En hierdoor een effectieve vergadering!
  2. Buiten vergaderen voelt als een pauze! Ook al heb je nog steeds een vergadering, als je buiten bent, voelt het als een pauze omdat je het landschap hebt veranderd. Dit heeft een positief effect wanneer je weer naar binnen gaat, omdat je je verfrist voelt en klaar bent om aan je volgende taak te beginnen. Het helpt je ook om naar je vergaderingen uit te kijken als je ze als een pauze in je dag beschouwt, in plaats van nog een uur wezenloos naar een spreker te staren in de hoop dat ze je niet zien wegdommelen. 
  3. Je krijgt buiten nieuwe inzichten! We leven in een wereld die aan hun schermen is geplakt en dit is erg ongezond. Te veel schermtijd kan de hersenen zelfs beschadigen. Het is niet goed om de hele dag op één plek te zitten, dus als je jezelf van jouw normale stoel verwijdert, krijg je een nieuw perspectief.
  4. Face to face contact helpt bij een vergadering op een relaxte locatie. In een ontspannen omgeving zijn, doorbreekt de barrières tussen jou en je collega's. Het is veel minder intimiderend om te lopen en praten of op een bankje te zitten dan naar een kantoortafel te staren. Je vermenselijkt mensen automatisch als je ze ziet in een omgeving buiten het werk. Buiten zijn geeft je de mogelijkheid om jouw werkgesprekken in een ontspannen omgeving uit te schakelen terwijl je geniet van wat frisse lucht.

Nadelen van vergaderen in de buitenlucht

  1. Weer: Je kunt nooit echt voorspellen hoe het weer zal zijn. De mogelijkheid van onvoorziene weersveranderingen is altijd aanwezig tijdens buitenevenementen. Je kunt wat troost vinden bij het controleren van het weer van de week ervoor, maar er is geen garantie dat de zonnige hemel niet plotseling wordt verborgen door een donkere, donderende storm.
  2. Apparatuur storing: Je zult zelden een buitenevenement organiseren waarvoor geen zitplaatsen en elektrische apparatuur nodig zijn.
  3. Geen wc's: Buiten kan het ook erg lastig zijn om naar de wc te gaan. Zorg er daarom voor dat je bij een wc in de buurt vergadert. Dit kan bij een horecagelegenheid zijn.

Mogelijkheden hoe je in de buitenlucht kunt vergaderen?

Er zijn verschillende mogelijkheden om in de buitenlucht te vergaderen. Met goed weer kun je ergens bij een picknickgelegenheid gaan zitten of zelf spullen meenemen. Het ligt maar net aan de mensen en de situatie. Als de plaats waar je buiten wilt vergaderen om de hoek is van het kantoor, kun je misschien zelfs klapstoelen en een tafel meenemen.

Wat als het slecht weer is?

Als het weer slecht is, kun je beter niet buiten gaan vergaderen. Mocht je dit toch graag willen, zal je beschut moeten gaan zitten ergens of ervoor zorgen dat je de beschutting zelf kunt meenemen. Je kunt hierbij denken aan een overkapping, parasols of een tent. Het is alleen de vraag of je daar zin in hebt voor een vergadering. Een goede oplossing zou zijn een vergaderlocatie waarbij je alle (schuif) deuren kunt openzetten!

Waar moet je op letten als je in de buiten gaat vergaderen?

Een vergadering organiseren in de buitenlucht, is niet lastig. Wel moet je over meer dingen nadenken dan op kantoor. Hieronder een kort lijstje.

  • Je moet er op letten dat het weer goed is en er een toilet in de buurt is. In geval van slecht weer, kan buiten vergaderen erg onprettig zijn.
  • Zorg dat alles aanwezig is wat er nodig is voor de vergadering
    • Notitieblokken
    • Pennen
    • iPads
  • Neem voldoende water, koffie en thee mee
  • Denk altijd na over een backup plan, wat als het slecht weer is. Of wat als het gaat regenen, waar zouden jullie dan naartoe kunnen gaan?

Vergaderlocatie midden in de natuur

Voor elke vergadering geschikt?

Buiten vergaderen is minder geschikt voor sommige soorten vergaderingen. Vergaderingen die veel elektrische apparaten nodig hebben, kunnen beter niet buiten worden gehouden. Elektrische apparaten zijn nodig als men een presentatie geeft via een beamer of iets dergelijks. 

Vergadering waarbij je een presentatie geeft
Ook als je iets wilt presenteren, dan is buiten vergaderen niet heel handig. Als er veel licht op het scherm valt, dan kunnen veel mensen dit niet goed zien. Kies een een vergaderlocatie waarbij je een soort van buiten zit onder een overkapping, dan ben je al een heel eind!

Belangrijke beslissing nemen
Als je een vergadering wilt inplannen waarbij je belangrijke beslissingen moet elkaar moet nemen. Dan kun je zeker buiten vergaderen. Wel belangrijk dat je goed op let dat je kiest voor een rustige plek. Denk aan vergaderen midden in de natuur. Teveel afleiding is dan niet handig!

Vergadering met teambuilding
Dan is buiten vergaderen altijd een goede optie! Je kunt na, tijdens of voor de vergadering met elkaar leuke activiteiten doen. Ook buiten afsluiten met een BBQ is altijd gezellig!

Vergadering met veel mensen
Heb je een vergadering of meeting met heel veel mensen, dan kan het niet zo heel handig zijn om deze buiten te houden. Teveel moet er dan worden georganiseerd. Faciliteiten, stoelen en noem maar op. Een kleinschalige vergadering is makkelijker te regelen in de buitenlucht! 

LET OP: Als een vergadering wat langer duurt, dan heb je wellicht ook opladers nodig. Waarbij je laptops etc kan opladen.

Voor vergaderingen zonder elektrische apparatuur is het al een stuk gemakkelijker om buiten te gaan vergaderen. Let echter wel op de wensen van je collega's en de algehele sfeer van jouw werkzaamheden. Bij sommige banen komt het allemaal niet zo nauw en is er een relaxte werksfeer. Er zijn echter ook situaties waarbij men het heel vreemd vindt om buiten te vergaderen. Het wordt daarom aangeraden de situatie in te schatten en onderling te communiceren vooraf.