Alle rechten voorbehouden
Vergaderen / Artikelen
op 16 juli 2020 door Sarah Glasbergen

Luxe vergaderen? Zo vind je de juiste vergaderlocatie!

16 July 2020

Luxe vergaderen? Hoe pak je dat aan? Wat zijn voordelen, maar wat zijn ook originele ideetjes voor een luxe vergadering?

Hoe fijn is het om te vergaderen in luxe! Heel veel mensen zullen zo'n vergadering ontzettend waarderen. Ook is het de manier om indruk te maken potentiele klanten! Lees hier meer over het organiseren van een stijlvolle vergadering! Grote kans dat je volgende vergadering een groot succes wordt!

In dit artikel vind je meer uitleg over het effect van vergaderingen in de meest luxe vergaderruimtes.

Vergaderen op luxe locaties

Een kenmerkend voordeel van een luxueuze vergaderruimte is dat je vergadering waarschijnlijk een stuk soepeler zal verlopen dan normaal gesproken het geval zou zijn. Dit komt vooral omdat er geen externe stoorzenders of andere problemen zorgen voor onderbrekingen in de vergaderzaal.

Als je wilt gaan vergaderen op een luxe locatie die aan al je wensen en behoeften voldoen, dan heb je sowieso een ruimte met genoeg oppervlakte nodig. Zo kan iedereen die je hebt uitgenodigd, ook daadwerkelijk de vergadering bijwonen.

Je wilt dus een vergaderruimte vinden die groot genoeg is, en daarbij ook is voorzien van luxueuze voorzieningen. Alleen op deze manier kun je de perfecte meeting organiseren. Bovendien zorgt een prachtige vergaderruimte voor een geweldige eerste indruk. Niet alleen van jezelf maar zeker ook van je bedrijf.

Door gebruik te maken van een lux vergaderruimte met een elegante en moderne uitstraling, geef je potentiële klanten namelijk de indruk dat het goed gaat met je bedrijf. Combineer je zo’n ruimte namelijk met wat visuele hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld een aantrekkelijke presentatie, dan heb je gegarandeerd meer kans om eventueel geïnteresseerde klanten te overtuigen.

Voorbeelden van luxe vergaderlocaties

Een luxe vergaderruimte kan je dus ongetwijfeld helpen om nieuwe klanten aan te trekken, wat uiteindelijk natuurlijk weer zal leiden tot groei en uitbreiding van je bedrijf.

Hieronder vind je wat voorbeelden van luxe vergaderruimtes. Het is namelijk helemaal niet moeilijk om zo'n ruimte te vinden. Je zult alleen wel moeten weten waar je deze precies kunt vinden.

Vergaderen in een bosrijke omgeving

Heel populair is vergaderen in de natuur. Een vergaderlocatie gelegen in een bosrijke omgeving is een ideale plek om luxe te vergaderen. Sommige locaties hebben hiervoor speciale vergaderruimtes voor gasten die graag samen met hun klanten in een rustige omgeving willen vergaderen. En vergeet niet dat het uitzicht inspiratie geeft!

Vaak zijn dit de perfecte ruimtes voor bijvoorbeeld zakelijke gesprekken, teammeetings en vergaderingen met het gehele bedrijf. Vergaderruimtes in een bosrijke omgeving beschikken meestal ook over een groot eigen parkeerterrein. Zo weet je in ieder geval zeker dat je klanten een parkeerplek kunnen vinden. En dat is zeker geen overbodige luxe! 

Vergaderen in theaterzalen & hotels

Als je wilt vergaderen in luxe, heb je dan wel eens gedacht aan een originele vergaderlocatie zoals een theaterzaal? Er zijn locaties locaties die een oud theater hebben omgebouwd! Daar hebben ze zalen die je kunt huren. Perfect voor een sfeervolle vergaderplek.

De voorkeur gaat meestal uit naar een plek midden in het centrum van de stad. Zo zorg je ervoor dat de vergaderlocatie voor iedereen makkelijk bereikbaar is. Dit vormt namelijk ook direct dé gelegenheid om na de vergadering samen met alle genodigde een hapje te gaan eten ergens.

Vergadering in een luxe restaurant!

Houden jullie wel van over de top! En wil je indruk maken op de gasten die bij de vergadering aanwezig zijn? Ik zou zeggen huur een chique restaurant af? Of als jullie met een kleinere groep zijn, huur een boardroom en laat jullie in de watten leggen door exclusieve hapjes en drankjes!

Wat heb je nodig om luxe te vergaderen?

Het is belangrijk dat zo'n luxe vergaderlocatie zorgt voor inspiratie. Een plek waar je samen met klanten en collega's tot nieuwe concepten en ideeën kunt komen. Om te zorgen dat je effectief kunt vergaderen moet je zorgen voor de volgende onderdelen: 

  • Een grote vergaderruimte met verwarming/airco.
  • Genoeg zitplaatsen en statafels met barkrukken.
  • Beeldscherm of beamer voor visuele presentaties.
  • Grote tuin met banken en zitplaatsen.
  • Prachtige omgeving (centrum of landelijk).
  • Mogelijkheid in de buurt om te overnachten.

Luxe details

Een vergadering wordt luxe door juist de kleine details. Waar kun je aan denken?

  • Een feestelijk binnenkomst met koffie en gebak
  • Originele en unieke tussendoortjes gedurende de vergaderdag. Denk aan gezonde smoothies, fingerfood, en oesters
  • Zorg dat alles klopt! Kies niet zomaar notitieblokken, maar de luxe variant van moleskine bijvoorbeeld

Luxe vergaderen en overnachten

Wil je in luxe vergaderen en daarbij ook direct blijven overnachten? Dan kun je misschien het beste kiezen voor een hotel als vergaderlocatie. Een hotel beschikt vaak namelijk over genoeg luxe hotelkamers en suites. Deze zijn vaak voorzien van luxueuze faciliteiten zoals bijvoorbeeld; een minibar, flat-screen, kluisje, bureau en tv. 

Het voordeel dat alles op één plek is. Tijdens de vergaderingen door kunnen de aanwezige zich even opfrissen op de hotelkamer. Afsluitend kunnen jullie met elkaar dineren, en kan iedereen ook wat drinken omdat, ze toch blijven slapen!

Wat maakt een vergadering luxe?

Voor een luxe vergadering heb je vaak alle vergaderfaciliteiten nodig, die bij desbetreffende locatie aanwezig zijn. Denk aan een vriendelijke binnenkomst met koffie, thee en wat versnaperingen. Zorg daarnaast altijd ervoor dat er genoeg bronwater op tafel staat, zowel plat als bruisend.

Ook schrijfblokken, pennen en pepermuntjes op tafel zijn geen overbodige luxe. Samen met gratis Wi-Fi, een whiteboard en een degelijk beamer.

Hoe kun je een luxe vergadering organiseren?

Als je een over de top luxe vergadering gaat organiseren, sta eerst stil wat het doel van de vergadering is. Wat voor omgeving is hiervoor nodig? Denk ook na voor soort vergadering past bij het bedrijf. Meer hierover lezen? Lees ook: Vergadering organiseren

De uitnodiging van de vergadering

Het sturen van een uitnodiging zet al de toon van de vergadering. Kies voor mooi drukwerk en verstuur een chique kaart. Afhankelijk van het doel van de vergadering kan het interessant zijn om hier net even wat extra aandacht aan te besteden. Zet op deze kaart ook wat er van de gasten verwacht word. Bijvoorbeeld de dresscode van de vergadering.

De juiste luxe vergaderlocatie

Ook het kiezen van de juiste locatie is een essentieel onderdeel voor als je in luxe wilt vergaderen. Een veilige en rustige omgeving wordt bijvoorbeeld al snel gezien als een soort basisbehoefte tijdens het vergaderen. Maar als je luxe wilt vergaderen waar moet de locatie dan aan voldoen?

  • Goede bediening
  • Voldoende parkeerplekken of valet parking
  • Een afgesloten plek, boardroom of afgehuurde ruimte die er prachtig uitziet
  • Fijne comfortabele stoelen
  • Luxe hapjes en drankjes

In een kleine groep

Een luxe vergadering past heel goed bij een kleinschalige vergadering. Dit komst het meeste voor. Met een kleine groep huren jullie een fijne ruimte in een fantastisch restaurant en succes verzekerd!

Zorg voor exclusiviteit

Zomaar een plek huren, zouden wij niet aanraden. Wil je een luxe vergadering organiseren waarbij rust en ontspanning centraal staan? Zorg dan bijvoorbeeld voor een landelijke locatie, waar (bij voorkeur) géén andere gasten aanwezig zijn. Of zorg voor echt een afgesloten ruimte!

Zo is er tijdens de vergadering altijd genoeg aandacht voor elkaar en wordt de vergadering verder niet onderbroken door anderen. Het kiezen van de meest geschikte locatie heeft ongetwijfeld een positieve invloed op de rest van het vergaderproces.